选择正确的归档方式

MailStore Server 为邮件的归档提供了多种选择。一方面，邮件结构（比如邮件服务器和邮件客户端）决定了用户选择适当的归档方法，另一方面，公司的需求也是重要因素。

自动归档所有正在接收和发送的邮件

这种归档方案可以归档到达用户邮箱之前的所有邮件。

优势

保证邮件归档的完整性

邮件被归档前不会被篡改

满足法律需求

劣势

如果公司允许接收私人信件，在某些国家这种归档方式有可能会引起一些私人的法律争端。在这种情况下，公司需要跟员工制定一些雇佣协议，禁止所有的私人通信。

由于所有邮件被传递并存储到邮箱中，数据量没有减少，所以并没有减轻邮件服务器的负载。

邮件只能以发送或接收主题被分配给用户；邮箱文件夹结构不可能再现。

完成任务

与Microsoft Exchange结合，归档日志邮箱。

与IMAP兼容的邮件服务器，比如MDaemon，Novell GroupWise或Kerio MailServer结合，归档汇集邮箱。

在所有情况下，都可以使用免费的代理服务器替代用户自己的邮件服务器。

私人邮箱归档

这种邮箱归档方法适用于归档私人邮箱的用户。可以直接在邮件服务器或客户端的邮箱归档。

优势

用户可以利用归档邮箱的文件夹结构、邮件客户端或PST文件访问归档邮件。

根据预先定义的规则，用户可以从邮箱中删除归档邮件，从而减轻邮件服务器的负载。

劣势

在归档前，即使归档间隔时间很短，邮件也可以被删除或篡改。

不能或很难满足满足合规性需求。

归档任务的执行时间控制

只要将归档配置文件的执行设置为自动，MailStore Server会在服务器后台持续运行邮件归档。通过定义每个任务的执行间隔时间，也就是归档配置文件不被执行的时间，管理员可以完全控制自动归档进程。

通常，归档邮件客户端以及邮件文件取决于当前Windows用户，所以通常在客户端进行手动归档（查看已存在电子邮件的一次性归档）。MailStore允许在Windows任务计划程序中创建计划任务来自动在客户端进行归档任务。在没有其他选项的情况下可以考虑这种方法-服务器端的归档经常会采用这种方式。

已存在电子邮件的一次性归档

除了归档将来的邮件，企业也可选择性归档已经存在的邮件。这个一次性归档应该包含分散存储的邮件归档（比如，PST文件以及用户的邮件客户端）。同时，在归档之后，可以将旧的邮件（比如，超过两年的邮件）删除。这种方式节省了邮件服务器的存储空间并且简化了备份程序。用户可通过MailStore归档访问所有归档邮件。